On-line archívum

Az online archívumban Ön meg tudja őrizni az összes elektronikusan elkészített dokumentumát, számláit, igazolásait, megállapodásait vagy egyéb információit. Az online archívumban minden dokumentumot külön meg lehet tekinteni vagy kaphat egy listát a dokumentumokról, amiben betekinthet az abban megtalálható bármelyik dokumentumba. Meg lehet vitatni a dokumentumok tartalmát a felhasználóval, ki lehet azokat nyomtatni vagy el lehet küldeni e-mailen az ügyfélnek. 

Az elektronikus dokumentumok online archívumának sok előnye van, összehasonlítva a hagyományos papíralapú dokumentum archiválással, vagy a megjelenítés nélküli elektronikus adatokkal:

  • a sebesség tekintetében – az online archívum dokumentumai rendelkezésre állnak mielőtt eljutnának a cégbeli címzettekhez;
  • a megfelelés tekintetében – az online archívum dokumentumai pontosan úgy néznek ki, mint a papíralapú vagy elektronikus dokumentumok, amely megkönnyíti az ügyfélszolgálati szolgáltatást az ügyfelek részére; 
  • a kényelmes keresés tekintetében – az online kereshető archívumban egy vagy több paraméter alapján lehet keresni és gyorsan betekintést lehet nyerni az iratokba; 
  • a tárolási időtartam tekintetében – az elektronikus dokumentumokat az online archívumban korlátlan ideig lehet tárolni;
  • a gazdaságosság tekintetében – a tárolás, a keresés, és az online archívum mindennapi használata során a vállalat tökéletes lehetőséget kap arra, hogy pénzt spóroljon meg azzal, hogy nincs szükség a papíralapú dokumentumok tároló helységére, valamint meg lehet takarítani az archívumban dolgozó kollégák bérét, ami radikálisan növeli a hatékonyságot.